Was ist Digital Asset Management?

Unter Digital Asset Management (DAM) versteht man die umfängliche Verwaltung von digitalen Inhalten, die für eine Organisation einen Wert darstellen (die sogenannten „Assets“). Dazu gehören insbesondere Mediendateien wie Fotos, Grafiken, Videos und Audioclips. Emails oder Briefe dagegen sind in der Regel reine Aufzeichnungen und daher keine Assets. Des Weiteren werden auch Texte, 3D-Objekte und zusammengesetzte Dokumente, in denen die Mediendateien verwendet werden, per Digital Asset Management verwaltet.

Der Ursprung des modernen Digital Asset Management liegt in der Bildverwaltung. Im Zuge der Weiterentwicklung der DAM Systeme wurden die Funktionalitäten auf alle digitalen Medien erweitert. Deshalb findet man inzwischen auch den Begriff Media Asset Management. Beide Bezeichnungen sind nicht wirklich trennscharf definiert und werden oft bedeutungsgleich verwendet. Streng genommen ist das Media Asset Management ein Teilbereich des weitergefassten Digital Asset Managements.

Was macht ein Digital Asset Management System?

Digital Asset Management Systeme sind smarte Assistenz-Systeme, die für die Anwender vielfältige Funktionen bei der Nutzung und Verwaltung ihrer Media-Assets übernehmen. Dazu gehört natürlich das Speichern und Verfügbarmachen von Assets, schnelle Sichtung und Steuerung von Medien-Eingängen, Verschlagwortung, Wahrung von Lizenzrechten, Nachverfolgung der Mediennutzung, Automatisierung von einzelnen Bearbeitungsschritten und die Abbildung von komplexen Workflows.

Digital Asset Management Systeme sind das wichtigste Werkzeug, um die Anforderungen an effiziente Nutzung von digitalen Medien zu erfüllen. Die genaue Ausgestaltung richtet sich dabei ganz nach den Ansprüchen der Anwender. Moderne DAM-Systeme lassen sich an die Anforderungen eines Medienhauses genau so anpassen wie an die eines großen Herstellers, eines Handelsunternehmens oder an die einer Behörde oder kulturellen Institution.

Welche Vorteile bietet ein Digital Asset Management System?

Die Vorteile eines Digital Asset Management Systems sind vielfältig. Die genaue Ausprägung richtet sich nach dem individuellen System und der konsequenten Nutzung bzw. der Ausrichtung der Prozesse. Grundsätzlich ergeben sich aber immer die folgenden Vorteile:

  • Erhebliche Zeiteinsparungen bei der Arbeit mit digitalen Assets, besonders bei Suche, Ablage und Nachverfolgung
  • Strukturierte Speicherung und Archivierung der Assets
  • Deutliche Verringerung von Routine-Arbeiten (z.B. Formatumwandlungen, Resizing etc.)
  • Zentrale Kontrolle über die verwendbaren Assets, z. B. im Brand Management
  • Bessere Durchsetzung von Lizenzrechten bei eigenen und erworbenen Assets
  • Beschleunigung von Workflows durch Automatisierungen
  • Bessere Zusammenarbeit mit internen und externen Teams durch die Kollaborations- und Sharing-Funktionen

Was sind die wichtigsten Funktionen eines Digital Asset Management Systems?

Ein dauerhaft nutzbares Digital Asset Management System sollte mindestens die folgenden Funktionen aufweisen:

  • Leistungsfähige Suche, die alle hinterlegten Informationen einbezieht (Dateinamen, Metadaten, weitere Eigenschaften)
  • Intuitives Browsing mit anpassbaren Darstellungsweisen
  • Einfache und möglichst automatisierte Anreicherung der Assets mit Metadaten
  • Albumfunktion, in der Assets beliebig kombiniert und verfügbar gemacht werden können
  • Import und Export von Dateien
  • Unterscheidung von Nutzerkreisen und leistungsfähiges Berechtigungsmanagement
  • Archivierung von Dateien
  • Unterstützung verschiedener Metadaten-Standards (z.B. IPTC und EXIF)
  • Unterstützung von individuellen Schlagwortverzeichnissen und Taxonomien
  • Kontrollfunktionen für vorgeschriebene und optionale Metadaten
  • Unterstützung von Lizenzrechten auf Asset-Ebene
  • Automatische Konvertierungs- und Bearbeitungsfunktionen
  • Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen und Systeme (Microsoft Office, Adobe CC, Web-CMS)
  • Unterstützung von mobilem Arbeiten mit Tablet oder Smartphone

Welche Möglichkeiten für den Betrieb eines Digital Asset Management Systems gibt es?

Moderne Digital Asset Management Systeme laufen auf allen verfügbaren Plattformen:

  • In-house Lösung auf eigenen Servern abgeschottet oder mit kontrolliertem Zugang per Internet
  • Gehostete Lösung in einer privaten Cloud (z.B. im Xenario Rechenzentrum)
  • Gehostete Lösung auf einem der großen Cloud Marktplätze wie Amazon Web Services oder Microsoft Azure
  • Nutzung von Software-as-a-Service (SaaS)-Angeboten wie FotoWeb FWS

 Zusätzlich sind Hybrid-Lösungen möglich, zum Beispiel ein interner Server, der auf Cloud-Speicherplatz zugreift. Die optimale Konfiguration hängt immer von den individuellen Anforderungen ab. Dazu gehören neben dem Leistungsumfang auch die Nutzbarkeit, Sicherheit, dauerhafte Kosten, Skalierbarkeit sowie weitere Faktoren.

Mit welchen Kosten muss ich für ein Digital Asset Management System rechnen?

Die Frage nach den Kosten ist schnell gestellt, aber nicht ganz einfach zu beantworten. Die Kosten hängen in aller Regel von der Art des Systems ab (in-house, gehostet in der Cloud, SaaS oder Hybrid) sowie der Anzahl der Nutzer und bei sehr großen System ggf. auch von der Anzahl der Assets.

Im SaaS-Bereich kostet das FotoWare FWS Einsteigerpaket 25,- Euro pro registriertem Benutzer pro Monat. Das z.B. für Marketing-Teams empfohlene Businesspaket liegt bei 45,- Euro pro registriertem Benutzer pro Monat. Eine FotoWare in-House Lösung beginnt bei einmaligen Kosten von ca. 10.000,- Euro für Installation und dauerhafte Lizenzen sowie ca 1.400,- Euro jährlich für das optionale Software Maintenance Agreement. Aber auch hier sind alternative Finanzierungsmöglichkeiten wie Leasing und monatliche Miete verfügbar. Genauere Zahlen finden Sie in unseren Beispiel-konfigurationen und den SaaS-Kostenplänen.

Welche Funktion haben Metadaten beim Digital Asset Management?

Metadaten sind vielfältige Zusatzinformationen, die mit jeder einzelnen Datei gespeichert werden. Neben den technischen Eigenschaften gehören dazu eine Fülle von beschreibenden Informationen, z.B. über das Motiv („Produkt ABC“ oder „Fischerhütte in Norwegen“), über die Umstände („Messe 2015“) oder über den Urheber.

Gute Metadaten sind das A und O des Digital Asset Management. Sie machen eine Datei im Unternehmen verfügbar und für andere nutzbar. Erst dadurch wird die Datei ein Asset mit Wert.

Wodurch zeichnet sich ein Enterprise Digital Asset Management System aus?

Seit es sehr einfach geworden ist, Programme mit Cloud-Speicherplatz zu verknüpfen und ein Web-Interface anzukoppeln, schmücken sich auch einfachste Fotodatenbanken mit dem Label Digital Asset Management. Dadurch ist das Marktangebot in kurzer Zeit sehr unübersichtlich geworden.

Hier finden Sie eine Checkliste für die gezielte Auswahl von professionellen DAM-Systemen, die den aktuellen Anforderungen in Unternehmen und Verwaltungen entsprechen:

  • Ausgefeiltes Sicherheitskonzept sowie Rollen- und Berechtigungsmanagement für Gruppen und Einzelanwender
  • Sichere Funktionen zur Wahrung und Verwaltung von Lizenzrechten
  • Kapazität für mindestens 100.000, besser 1 Million Assets bei uneingeschränkter Performance.
  • Keine Einschränkungen bei nutzbaren Bild-Dateiformaten
  • Eingebaute Unterstützung von Audio- und Video-Dateien sowie allen gängigen Dokumentformaten (Office, PDF etc.)
  • Schnittstellen zu professionellen Anwendungen wie MS Office, Adobe CC und Web CMSen
  • Weitreichende Automatisierungs- und Workflow-Funktionen, die über einfache Makros deutlich hinausgehen.
  • Individuell pflegbare Schlagwortverzeichnisse und Taxonomien
  • Multi-Plattform-Fähigkeit (in-house, private Cloud, SaaS, Hybrid)
  • Kontrollierte Vernetzungsmöglichkeiten mit Suchmaschinen und Social Media
  • Konfigurierbare detaillierte Reporting-Fähigkeiten
  • Gast-/Read-only Zugänge für große Nutzergruppen